Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Uczelniane organizacje studenckie i uczelniane organizacje doktorantów

Zasady funkcjonowania na Uniwersytecie Warszawskim uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów zostały określone w:

1. aktach prawa powszechnie obowiązującego:

  • art. 111 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.);

2. aktach wewnątrzuczelnianych:

Elektroniczny rejestr uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów (dalej również jako: rejestr) prowadzi Rektor.

Zgodnie z § 6 ust. 1 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.; dalej jako: zarządzenie nr 170) w rejestrze gromadzone są następujące dane dotyczące uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów (dalej jako: organizacje):

1) aktualna oraz historyczne nazwy organizacji;
2) data wpisania organizacji do rejestru i numer w rejestrze;
3) informacja, czy organizacja działa, czy jej działalność jest zawieszona lub czy jest rozwiązana;
4) informacja, czy organizacja złożyła sprawozdanie z działalności za poprzedni rok;
5) dane, o których mowa w § 4 ust. 3 zarządzenia nr 170, aktualnych i byłych członków władz organizacji, o których mowa w § 7 ust. 1 z wyłączeniem pkt. 1 zarządzenia nr 170;
6) informacja o terminach i powodach zawieszenia lub o terminach wznowienia działalności i rozwiązania organizacji;
7) imiona i nazwiska aktualnych i byłych opiekunów, wraz ze stopniami naukowymi oraz nazwami jednostek organizacyjnych ich zatrudniających;
8) nazwy jednostek organizacyjnych, przy których organizacja działała oraz tej, przy której działa obecnie.

Nowy elektroniczny rejestr organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów w obecnej chwili jest w budowie, w związku z czym do czasu jego wdrożenia wszelkie pytania dotyczące udzielania informacji lub w innych sprawach dotyczących organizacji należy kontaktować się pisząc na adres mailowy: kolanaukowe@uw.edu.pl. 

Podstawa prawna: § 5 ust.1 i § 6 ust. 1 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397).

Uczelniane organizacje studenckie i uczelniane organizacje doktorantów, zwane dalej łącznie „organizacjami”, funkcjonują w oparciu o profile działalności odpowiadające celom organizacji oraz jej funkcjom w społeczności akademickiej. Wyróżnia się profile działalności: 

1) naukowy w określonej dziedzinie nauki;
2) artystyczny;
3) społeczny;
4) inne, które Rektor uzna za stosowne.

O powstaniu organizacji osoba upoważniona do jej reprezentowania niezwłocznie powiadamia Rektora, który bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia o powstaniu organizacji, wpisuje ją do rejestru uczelnianych organizacji studenckich oraz doktoranckich działających na Uniwersytecie Warszawskim (dalej jako: rejestr). Sprawy techniczno-organizacyjne związane z prowadzeniem rejestru prowadzi Biuro ds. Obsługi Kształcenia (dalej jako: BOK).

Najważniejsze zasady dotyczące zarejestrowania organizacji:

  • na Uniwersytecie Warszawskim (dalej również jako: UW) jednocześnie może działać tylko jedna organizacja o danej nazwie;
  • opiekunem organizacji może być nauczyciel akademicki posiadający stopień naukowy (np. doktora). Opiekunów organizacji może być dwóch;
  • organizacja musi składać się z min. 5 studentów lub doktorantów UW. Założyciele organizacji będący studentami lub doktorantami UW nabywają członkostwo w tej organizacji w dniu złożenia Rektorowi Powiadomienia, o którym mowa poniżej;
  • doktoranci mogą być członkami uczelnianych organizacji studenckich, a studenci mogą być członkami organizacji doktorantów w liczbie nie większej niż połowa członków organizacji.

W związku z powyższym w celu zarejestrowania organizacji na UW należy złożyć do BOK następujące oryginały dokumentów, a ich skany wysłać z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres – kolanaukowe@uw.edu.pl: 

– Powiadomienie Rektora o powstaniu organizacji (dalej również jako: Powiadomienie) wraz ze wszystkimi niezbędnymi podpisami i pieczęcią jednostki organizacyjnej zatrudniającej opiekuna (czyli np. ogólną pieczęcią danego wydziału, którą można uzyskać w dziekanacie do spraw studenckich tego wydziału). Powiadomienie musi zostać złożone w oryginale ze względu na przepisy wewnątrzuczelniane obligujące BOK do przechowywania oryginałów dokumentów. Na Powiadomieniu nie muszą widnieć odręczne podpisy osób wskazanych do jego podpisania – podpisy te mogą zostać zastąpione potwierdzeniem wysłanym z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl. Natomiast pieczęć jednostki organizacyjnej zatrudniającej opiekuna musi zostać złożona na Powiadomieniu w oryginale. 

Zgodnie z § 4 ust. 1 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.; dalej również jako: zarządzenie nr 170) Powiadomienie musi zawierać:

1) nazwę organizacji;
2) dominujący profil działalności organizacji wybrany zgodnie z § 2 ust. 3 zarządzenia nr 170 – w przypadku wyboru profilu naukowego w określonej dziedzinie nauki (np. profil naukowy w dziedzinie nauk społecznych), właściwą dziedzinę nauki należy przypisać spośród klasyfikacji dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, która stanowi załącznik do rozporządzenia z dnia 11 października 2022 r. w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 211): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000211/O/D20250211.pdf;
3) wskazanie jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Warszawskiego, przy której organizacja działa albo wskazanie, że organizacja ma charakter ogólnouniwersytecki;
4) imię i nazwisko oraz stopień naukowy nauczyciela akademickiego będącego opiekunem organizacji, zwanego dalej „opiekunem”, jego podpis i pieczęć jednostki organizacyjnej zatrudniającej opiekuna, numer telefonu kontaktowego i osobisty adres konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej opiekuna (w przypadku gdy opiekunów organizacji jest dwóch, należy rozbudować tabelę Dane strukturalne organizacji i powielić fragment przeznaczony dla opiekuna lub wpisać ręcznie dane dwóch osób do ww. tabeli. W miejscu przeznaczonym na podpis opiekuna organizacji opiekunowie mogą podpisać się jeden pod drugim);
5) listę założycieli z grona studentów i doktorantów Uniwersytetu Warszawskiego, stanowiącą załącznik do Powiadomienia;
6) wskazanie z listy założycieli osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w sprawach techniczno-organizacyjnych związanych z jej założeniem lub wznowieniem jej działalności;
7) regulamin organizacji, stanowiący załącznik do Powiadomienia;
8) podpis Kierownika Jednostki Dydaktycznej (czyli Prodziekana ds. studenckich lub Dyrektora ds. kształcenia), przy której organizacja działa, potwierdzający powzięcie wiadomości o powstaniu organizacji; w przypadku organizacji mającej charakter ogólnouniwersytecki podpis składa Rektor.

– Listę założycieli organizacji (dalej jako: Lista), stanowiącą załącznik do Powiadomienia Rektora o powstaniu organizacji. Rekomendujemy przedłożenie Listy wraz z odręcznymi podpisami założycieli organizacji. Jednakże istnieje możliwość zastąpienia odręcznego podpisu potwierdzeniem wysłanym przez danego założyciela organizacji z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w sprawach techniczno-organizacyjnych związanych z jej założeniem lub wznowieniem działalności (dalej jako: osoba upoważniona). Osoba upoważniona przesyła zbiorczo potwierdzenia, o których mowa powyżej, wraz ze wszystkimi dokumentami wymaganymi przy zakładaniu organizacji na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl. Bezpośrednio do BOK należy dostarczyć Listę wraz z odręcznymi podpisami założycieli organizacji lub wydrukami mailowych potwierdzeń zastępującymi odręczne podpisy założycieli organizacji.       

– Regulamin organizacji, stanowiący załącznik do Powiadomienia Rektora o powstaniu organizacji. Zgodnie z § 4 ust. 8-9 zarządzenia nr 170 Regulamin organizacji, o którym mowa powyżej, powinien określać w szczególności:

1) nazwę organizacji;
2) nazwę jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Warszawskiego, przy której organizacja działa albo wskazanie, że organizacja ma charakter ogólnouniwersytecki;
3) cele organizacji oraz sposoby ich realizacji;
4) zasady nabywania i utraty członkostwa w organizacji;
5) prawa i obowiązki członków w organizacji;
6) tryb funkcjonowania i szczegółowy zakres kompetencji walnego zebrania członków organizacji, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 zarządzenia nr 170;
7) sposób powoływania, uzupełniania i odwoływania pozostałych władz organizacji, o których mowa w § 7 ust. 1 zarządzenia nr 170, zakres ich kompetencji oraz okres trwania kadencji;
8) procedury odwoławcze od decyzji związanych z działalnością władz organizacji, w tym od decyzji wynikających z pkt 4;
9) sposób reprezentacji organizacji;
10) sposób gospodarowania środkami finansowymi i innym mieniem znajdującym się w dyspozycji organizacji;
11) zasady współpracy opiekuna z władzami organizacji;
12) tryb uchwalania regulaminu organizacji i jego zmian;
13) tryb podjęcia decyzji o rozwiązaniu organizacji.

Regulamin organizacji może przewidywać udział doktorantów w uczelnianej organizacji studenckiej lub udział studentów w uczelnianej organizacji doktorantów w liczbie nie większej niż połowa członków organizacji.

Rektor wpisuje do rejestru organizację po stwierdzeniu zgodności Powiadomienia i Regulaminu organizacji z przepisami zarządzenia nr 170. W przypadku stwierdzenia niezgodności Powiadomienia lub Regulaminu organizacji z zarządzeniem nr 170, Rektor informuje osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji o stwierdzonych niezgodnościach. Nieusunięcie niezgodności w terminie 30 dni od przekazania informacji skutkuje odmową wpisania organizacji do rejestru.

O wpisie albo o odmowie wpisu organizacji do rejestru Rektor niezwłocznie zawiadamia na piśmie osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji, jej opiekuna oraz Kierownika Jednostki Dydaktycznej.

Ponadto pracownik BOK powiadamia osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji o następnych krokach związanych z działalnością tej organizacji, tj. m.in. o konieczności zorganizowania pierwszego walnego zebrania członków organizacji, na którym należy wybrać zarząd organizacji.

Podstawa prawna: § 2 ust. 1-3, § 3-5 i § 7 ust. 1 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.) oraz § 4 ust. 2 zarządzenia nr 279 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 10 grudnia 2020 r. w sprawie poczty elektronicznej Uniwersytetu Warszawskiego (Monitor UW z 2020 r. poz. 496).

Uczelniana organizacja studencka i uczelniana organizacja doktorantów (dalej również jako: organizacja) ma prawo do: 

1) ubiegania się o środki do władz jednostki organizacyjnej, przy której organizacja działa, Rady, władz uczelni oraz podmiotów zewnętrznych dofinansowujących działalność uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów na polskich uczelniach;
2) używania logo Uniwersytetu Warszawskiego oraz jednostek organizacyjnych, przy których działają w podejmowanych w ramach swojej działalności aktach;
3) używania logo Uniwersytetu Warszawskiego oraz jednostek organizacyjnych, przy których działają w celach promocyjnych i reprezentacyjnych w trybie określonym przez Biuro Promocji albo kierownika właściwej jednostki organizacyjnej;
4) ubiegania się, jako instytucje, o patronat honorowy Rektora Uniwersytetu Warszawskiego nad wydarzeniami, które organizują lub współorganizują;
5) delegowania swoich członków na zgromadzenie organizacji.

Podstawa prawna: § 16 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Uczelniana organizacja studencka i uczelniana organizacja doktorantów ma obowiązek m.in.:

1) niezwłocznego powiadamiania Rektora o powstaniu organizacji – szczegółowe informacje w zakładce Rejestracja uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów;
2) prowadzenia ewidencji jej członków;
3) przedkładania Rektorowi podejmowanych aktów niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od ich podjęcia. Do przedkładanych aktów podjętych na posiedzeniach władz należy załączyć protokół z posiedzenia, na którym zostały one podjęte. W szczególności każdego roku do Biura ds. Obsługi Kształcenia (dalej jako: BOK) lub na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl organizacja powinna dostarczyć dokumenty z informacją o wyborze nowego zarządu: pismo przewodnie, uchwały i protokół – zob. zakładkę Wzory dokumentów do pobrania. Rekomendujemy przedłożenie dokumentów wraz z odręcznymi podpisami. Jednakże istnieje możliwość zastąpienia odręcznego podpisu potwierdzeniem wysłanym z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w sprawach techniczno-organizacyjnych związanych z jej założeniem lub wznowieniem działalności (dalej jako: osoba upoważniona). Osoba upoważniona przesyła zbiorczo potwierdzenia, o których mowa powyżej, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl;
4) składania Rektorowi (za pośrednictwem BOK) rocznego sprawozdania z działalności organizacji za rok poprzedni – szczegółowe informacje w zakładce Sprawozdanie roczne z działalności uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów.

Podstawa prawna: § 3 ust. 1, § 6 ust. 4, § 9 i § 10 ust. 1  zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Powody zawieszenia uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów (dalej jako: organizacja):

1) Działalność organizacji zawiesza się, gdy narusza ona przepisy prawa powszechnie obowiązującego, Statutu Uniwersytetu Warszawskiego (dalej jako: Statut UW) lub zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.; dalej jako: zarządzenie nr 170), Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim lub regulaminu tej organizacji. W sytuacji zawieszenia Rektor kieruje do zarządu organizacji oraz do wiadomości jej opiekuna oraz Kierownika Jednostki Dydaktycznej wezwanie do zaprzestania naruszania przez nią przepisów w wyznaczonym terminie. Zawieszenie trwa do zaprzestania naruszania prawa przez organizację, ale nie dłużej niż do wyznaczonego terminu.
2) Niezłożenie w terminie lub odrzucenie przez Rektora sprawozdania rocznego, skutkuje zawieszeniem działalności do momentu jego zaakceptowania.  Zawieszenie, następuje nie wcześniej niż od 31 stycznia bieżącego roku.
3) W przypadku, gdy organizacja nie spełnia wymagań opisanych w § 149 ust. 1 Statutu UW opiekun niezwłocznie informuje o tym na piśmie Rektora, a następnie działalność organizacji zostaje zawieszona na okres niespełniania wymagań opisanych w § 149 ust. 1 Statutu UW. W takiej sytuacji władze organizacji nie tracą mocy uchwałodawczej w zakresie zmiany opiekuna. Ponadto, jeśli nabycie członkostwa w organizacji następuje w drodze uchwały władz organizacji, nie tracą one mocy uchwałodawczej w zakresie nadawania członkostwa w organizacji. 

Zawieszenie organizacji odnotowuje się w rejestrze uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (dalej również jako: rejestr) niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od powzięcia informacji o zaistnieniu okoliczności skutkujących zawieszeniem. 

Władze organizacji, której działalność została zawieszona, tracą moc uchwałodawczą, z zastrzeżeniem ust. 10 i § 13 ust. 2 zarządzenia nr 170, oraz prawa wynikające z § 16 z wyłączeniem pkt 2 zarządzenia 170. 

W sytuacji zawieszenia działalności organizacji decyzja o rozwiązaniu organizacji następuje w drodze uchwały władz organizacji, gdyż organizacja nie traci mocy uchwałodawczej w zakresie jej rozwiązania. 

Podstawa prawna: § 12-13 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Rozwiązanie organizacji może nastąpić na podstawie decyzji władz organizacji, podjętej zgodnie z postanowieniami regulaminu organizacji. Postanowienia § 9 zarządzenia nr 170 stosuje się odpowiednio, z tym, że organizacja przekazuje informację o rozwiązaniu również opiekunowi oraz Kierownikowi Jednostki Dydaktycznej. 

Działalność rozwiązanej organizacji można wznowić – szczegółowe informacje w zakładce Wznowienie działalności uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów.

Podstawa prawna: § 13-14 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Działalność rozwiązanej uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów (dalej jako: organizacja) można wznowić. Numer organizacji w rejestrze nie ulega zmianie przy wznowieniu jej działalności.

Procedura wznowienia działalności organizacji jest tożsama z ponownym jej założeniem – szczegółowe informacje w zakładce Rejestracja uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów.

Podstawa prawna: § 14 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Prezes uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów (dalej jako: organizacja), w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku kalendarzowego, składa Rektorowi sprawozdanie z działalności organizacji za rok ubiegły zatwierdzone pisemnie przez opiekuna oraz Kierownika Jednostki Dydaktycznej tj. Prodziekana ds. studenckich lub Dyrektora ds. kształcenia (dalej również jako: sprawozdanie roczne).

W przypadku, w którym prezes organizacji nie złożył sprawozdania z działalności rocznej organizacji w ww. terminie, może on, wraz z opiekunem, zostać wezwany przez Rektora lub Radę Organizacji Naukowych, Społecznych i Artystycznych Uniwersytetu Warszawskiego (dalej jako: Rada) do złożenia wyjaśnień osobiście lub na piśmie. W uzasadnionych przypadkach Rektor lub Rada może zwrócić się o złożenie wyjaśnień do Kierownika Jednostki Dydaktycznej.

Sprawozdanie roczne zawiera jako załącznik listę członków zarządu organizacji, listę pozostałych jej członków oraz rozliczenie finansowe ze wszystkich środków przyznanych organizacji na projekty zakończone w roku kalendarzowym, za który jest składane. 

Braki w sprawozdaniu rocznym, w szczególności nie wypełnienie wszystkich pól lub nie dołączenie wszystkich wymaganych dokumentów są podstawą do odrzucenia sprawozdania przez Rektora.

Wzór sprawozdania rocznego wraz z załącznikami:

W sprawozdaniu rocznym należy podać dominujący profil działalności organizacji wybrany zgodnie z § 2 ust. 3 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.). W przypadku wyboru profilu naukowego w określonej dziedzinie nauki (np. profil naukowy w dziedzinie nauk społecznych), właściwą dziedzinę nauki należy przypisać spośród klasyfikacji dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych, która stanowi załącznik do rozporządzenia z dnia 11 października 2022 r. w sprawie dziedzin nauki i dyscyplin naukowych oraz dyscyplin artystycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 211): https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000211/O/D20250211.pdf;

Najważniejsze zasady dotyczące przygotowania i złożenia sprawozdania rocznego:

  • rekomendujemy, aby podpisy członków organizacji na Liście członków organizacji (załącznik nr 1 do Sprawozdania rocznego) były składane odręcznie. Nie mniej jednak dopuszczalne jest wysłanie przez członka organizacji wiadomości mailowej – z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej – potwierdzającej członkostwo w danej organizacji. Takie potwierdzenia z widocznymi adresami mailowymi w nagłówku organizacja zbiera w dowolnej formie, np. do pliku pdf czy jpg i wraz ze sprawozdaniem rocznym dostarcza je do Biura ds. Obsługi Kształcenia (dalej również jako: BOK);
  • rozliczenie finansowe (załącznik nr 2 do Sprawozdania rocznego) należy obowiązkowo dołączyć do Sprawozdania rocznego – nawet, jeśli organizacja nie otrzymała dotacji. W takim przypadku do tabeli Zestawienie finansowań przedsięwzięć należy wpisać “nie dotyczy” lub “brak” oraz uzyskać na dokumencie wszystkie wymagane podpisy i pieczątki;
  • aby sprawozdanie roczne zostało przyjęte, organizacja musi dostarczyć także dokumenty z wyborów władz organizacji z roku, za który składane jest sprawozdanie roczne, aby potwierdzić wybór zarządu. Kadencja zarządu organizacji trwa zazwyczaj rok (określona w regulaminie organizacji) i po tym czasie do BOK powinny trafić dokumenty z wyborów władz organizacji (wzory dokumentów dostępne są w zakładce Wzory dokumentów do pobrania). 

Podstawa prawna: § 10-11 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Biuro ds. Obsługi Kształcenia (dalej jako: BOK) przechowuje dokumenty związane z funkcjonowaniem uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów (dalej jako: organizacje), w tym m.in. wszystkie akty przedłożone przez organizację, w szczególności: uchwały władz organizacji, protokoły z ich posiedzeń oraz protokoły z walnego zebrania jej członków.

Podejmowane przez władze organizacji akty prawne są przedkładane Rektorowi niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia. Do przedkładanych aktów podjętych na posiedzeniach władz organizacji należy załączyć protokół z posiedzenia, na którym zostały one podjęte (wzory dokumentów dostępne są w zakładce Wzory dokumentów do pobrania).

W związku z powyższym każdego roku do BOK (lub na adres kolanaukowe@uw.edu.pl) organizacja powinna dostarczyć dokumenty z informacją o wyborze nowego zarządu: pismo przewodnie, uchwały i protokół. Rekomendujemy przedłożenie dokumentów wraz z odręcznymi podpisami. Jednakże istnieje możliwość zastąpienia odręcznego podpisu potwierdzeniem wysłanym z osobistego konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w sprawach techniczno-organizacyjnych związanych z jej założeniem lub wznowieniem działalności (dalej jako: osoba upoważniona). Osoba upoważniona przesyła zbiorczo potwierdzenia, o których mowa powyżej, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl.

Podstawa prawna: § 6 ust. 2 pkt 3 i § 9 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Opiekunem uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów (dalej jako: organizacja) może być nauczyciel akademicki posiadający stopień naukowy (np. doktora). Opiekunów organizacji może być dwóch.

Organizacja może dokonać zmiany opiekuna organizacji, przy czym na takie działanie pisemną zgodę muszą wyrazić nauczyciele akademiccy, pomiędzy którymi zachodzi zmiana. Decyzja o zmianie opiekuna może zapaść większością co najmniej 3/5 na walnym zebraniu członków w obecności co najmniej połowy ogólnej liczby członków. Do decyzji, o której mowa powyżej organizacja dołącza obligatoryjnie jej uzasadnienie.

W związku z powyższym w przypadku zmiany opiekuna organizacja powinna:

1) przygotować pismo w sprawie przejęcia funkcji opiekuna wraz z podpisami obu opiekunów;
2) podjąć na walnym zebraniu członków organizacji uchwałę w sprawie zmiany opiekuna. Decyzję musi zaakceptować Kierownik jednostki dydaktycznej, np. może on podpisać się na podjętej uchwale w sprawie zmiany opiekuna;
3) przekazać do Biura ds. Obsługi Kształcenia lub na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl uchwałę, o której mowa powyżej wraz z uzasadnieniem i pismem przewodnim Rekomendujemy przedłożenie ww. dokumentów wraz z odręcznymi podpisami. Jednakże istnieje możliwość zastąpienia odręcznego podpisu potwierdzeniem wysłanym z osobistego adresu konta elektronicznej poczty uniwersyteckiej na adres osoby upoważnionej do reprezentowania organizacji w sprawach techniczno-organizacyjnych związanych z jej założeniem lub wznowieniem działalności (dalej jako: osoba upoważniona). Osoba upoważniona przesyła zbiorczo potwierdzenia, o których mowa powyżej, wraz ze wszystkimi wymaganymi dokumentami na adres: kolanaukowe@uw.edu.pl. 

Podstawa prawna: § 4 ust. 11 i § 8 ust. 3-4 i ust. 6 zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.).

Załączniki do zarządzenia nr 170 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie ustalenia zasad funkcjonowania uczelnianych organizacji studenckich i organizacji doktorantów działających na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor UW z 2023 r. poz. 397 ze zm.):

Wzory do ewentualnego wykorzystania przygotowane przez Biuro ds. Obsługi Kształcenia:

Dokumenty dotyczące uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów należy składać:

  • osobiście w siedzibie Biura ds. Obsługi Kształcenia: ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
    Pałac Kazimierzowski (budynek Rektoratu), piętro II, pok. 20c – mgr Marta Janek;
  • na adres e-mail: kolanaukowe@uw.edu.pl.

Stosowny wniosek o utworzenie konta funkcyjnego dla uczelnianej organizacji studenckiej lub uczelnianej organizacji doktorantów (dalej jako: organizacja) opiekun tej organizacji może złożyć przez platformę DocSense (Utwórz dokument -> Wniosek o usługi Google) i w zakładce AKCEPTACJA dodać kierownika jednostki). 

W momencie, gdy organizacja będzie posiadać adres poczty elektronicznej, czy też swoją stronę internetową, wówczas taką informację należy przekazać do Biura ds. Obsługi Kształcenia na adres mailowy: kolanaukowe@uw.edu.pl.

Zasady przyznawania dotacji dla uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów reguluje zarządzenie nr 171 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 28 listopada 2023 r. w sprawie zasad przyznawania środków na realizację przedsięwzięć przez uczelniane organizacje studenckie (Monitor UW z 2023 r. poz. 398).

Zgodnie z przepisami ww. zarządzenia uczelniana organizacja studencka lub uczelniana organizacja doktorantów (dalej jako: organizacja): 

  • korzysta w szczególności ze środków uniwersyteckich pochodzących z dofinansowania przyznanego przez: Rektora, Zarząd Samorządu Studentów Uniwersytetu Warszawskiego, Zarząd Samorządu Doktorantów Uniwersytetu Warszawskiego, władze jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. Rektor przyznaje środki organizacjom studenckim bezpośrednio (w drodze rozstrzygnięcia) lub pośrednio – przez przyznanie Radzie właściwej do spraw studenckiego ruchu naukowego, zwanej dalej „Radą”, dotacji celowej, którą Rada przeznacza na dofinansowanie realizacji przedsięwzięć przez organizacje studenckie (§ 2); 
  • może ubiegać się o dofinansowanie, o którym mowa powyżej, po upływie trzech miesięcy od dnia wpisu do rejestru uczelnianych organizacji studenckich (§ 3);
  • traci prawo do ubiegania się o dofinansowanie, przyznawane przez Rektora, na dany rok, jeżeli nie złoży Rektorowi do dnia 31 stycznia danego roku sprawozdania ze swojej działalności, przy czym ma prawo ubiegać się̨ o dofinansowanie, jeśli złoży Rektorowi sprawozdanie przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie (§ 4).

Radą właściwą do spraw studenckiego ruchu naukowego, o której mowa powyżej, jest Rada Organizacji Naukowych, Społecznych i Artystycznych Uniwersytetu Warszawskiego (dalej jako: RONSiA). RONSiA to organ samorządu studentów Uniwersytetu Warszawskiego, którego głównym zadaniem jest wsparcie merytoryczne i finansowe organizacji w ich działalności bieżącej i projektowej.

Więcej informacji na stronie RONSiA: https://samorzad.uw.edu.pl/samorzad/organy-samorzadu/rada-organizacji-naukowych-spolecznych-i-artystycznych 

Kontakt – adres mailowy: ronsia@samorzad.uw.edu.pl 

Wnioski o dofinansowanie należy składać na adres mailowy: wnioski.ronsia@samorzad.uw.edu.pl

Stowarzyszenia, fundacje i kluby związane z Uniwersytetem Warszawskim:  

Ogólnouniwersyteckie jednostki organizacyjne:

Adres korespondencyjny:

Uniwersytet Warszawski
Biuro ds. Obsługi Kształcenia
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa

Adres mailowy: kolanaukowe@uw.edu.pl

Osoba zajmująca się obsługą uczelnianych organizacji studenckich i uczelnianych organizacji doktorantów: mgr Marta Janek
Pałac Kazimierzowski (budynek Rektoratu), piętro II, pok. 20c
tel. (22) 55-24-084