Dokumentacja przebiegu studiów

Zgodnie z art. 74 ust. 2. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce:

Dokumentację przebiegu studiów stanowią:
1) album studentów;
2) teczki akt osobowych studentów;
3) księga dyplomów.

Zgodnie z § 14 ust. 1, ust. 2 i ust.3 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów:

1. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest mu przypisany na wszystkich kierunkach i poziomach, na których odbywa studia w tej uczelni.

2. Do albumu studentów wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

1) numer albumu;

2) datę rozpoczęcia studiów;

3) imiona i nazwisko;

4) datę i miejsce urodzenia;

5) numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;

6) informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia:

a) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art.69 ust.2 ustawy – w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,

b) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia;

7) nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;

8) rok studiów, na który został przyjęty;

9) datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

3. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta oraz indeks.

Zgodnie z § 15 ust.1 i ust.2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów:

1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię:–dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art.69 ust.2 ustawy – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,–dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;

3) podpisany przez studenta akt ślubowania;

4) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów;

5) karty okresowych osiągnięć studenta;

6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;

7) pracę dyplomową;

8) recenzję pracy dyplomowej;

9) protokół egzaminu dyplomowego;

10) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;

11) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;

12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

2. Decyzje, o których mowa w ust.1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgodnie z § 19 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów:

W księdze dyplomów wpisuje się: kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.