Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Dokumentacja przebiegu studiów

Obowiązkiem uczelni jest dokumentowanie przebiegu studiów.

Dokumentację przebiegu studiów stanowią:
1) album studentów;
2) teczki akt osobowych studentów;
3) księga dyplomów.

Dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona w postaci elektronicznej.

Podstawa prawna: art. 74 ust. 1-3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jednolity: Dz.U. z 2022 r. poz. 574).

Na Uniwersytecie Warszawskim album studentów oraz księga dyplomów prowadzone są w postaci elektronicznej natomiast teczka akt osobowych studenta prowadzona jest w postaci papierowej.

Na Uniwersytecie Warszawskim przebieg studiów jest dokumentowany w protokołach zaliczenia przedmiotu i w zatwierdzonych przez Kierownika Jednostki Dydaktycznej kartach okresowych osiągnięć studenta. Do dokumentacji studiów zalicza się też pracę dyplomową.
Protokoły z zaliczeń przedmiotów i egzaminów wprowadza się do informatycznego systemu obsługi studiów niezwłocznie, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od przeprowadzonego zaliczenia lub egzaminu.

Podstawa prawna: § 30 Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor Uniwersytetu Warszawskiego z 2019 r. poz. 186).

Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest mu przypisany na wszystkich kierunkach i poziomach, na których odbywa studia w tej uczelni.

Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta oraz indeks.

Podstawa prawna: § 14 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Na Uniwersytecie Warszawskim album studentów prowadzony jest w postaci elektronicznej.

Do albumu studentów wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:

1) numer albumu;

2) datę rozpoczęcia studiów;

3) imiona i nazwisko;

4) datę i miejsce urodzenia;

5) numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;

6) informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia:

a) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,

b) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia;

7) nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;

8) rok studiów, na który został przyjęty;

9) datę i przyczynę opuszczenia uczelni.

Podstawa prawna: § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Sposób prowadzenia teczki akt osobowych studenta na Uniwersytecie Warszawskim

Na Uniwersytecie Warszawskim teczka akt osobowych studenta prowadzona jest w postaci papierowej.

Spis zawartości teczki akt osobowych studenta

W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię:

  • dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,
  • dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;

2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;

3) podpisany przez studenta akt ślubowania – w przypadku gdy akt ślubowania jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpis studenta może być zastąpiony potwierdzeniem złożenia ślubowania dokonanym po uwierzytelnieniu tego studenta w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;

4) (uchylony);

5) karty okresowych osiągnięć studenta – w przypadku prowadzenia kart okresowych osiągnięć studenta w postaci elektronicznej podpisy: osoby przeprowadzającej egzamin/zaliczenie oraz rektora (potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta), mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;

6) decyzje dotyczące przebiegu studiów – sporządzone w postaci papierowej lub elektronicznej;

7) pracę dyplomową – jeżeli w uczelni jest prowadzona baza pisemnych prac dyplomowych, zapewniająca ich przechowywanie co najmniej przez okres 50 lat, w teczce akt osobowych studenta zamiast pracy dyplomowej może być przechowywana informacja o przechowywaniu pracy dyplomowej w tej bazie zawierająca dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie;

8) recenzję pracy dyplomowej;

9) protokół egzaminu dyplomowego – w przypadku gdy protokół egzaminu dyplomowego jest sporządzany w postaci elektronicznej podpisy członków komisji egzaminacyjnej mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej;

10) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;

11) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;

12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

Sposób włączenia do teczki akt osobowych studenta dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej

W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci papierowej, w celu włączenia do niej dokumentu, który został sporządzony w postaci elektronicznej, sporządza się wydruk tego dokumentu, który opatruje się datą jego sporządzenia oraz podpisem pracownika uczelni, chyba że dokument został sporządzony w systemie teleinformatycznym, który zapewnia uwierzytelnienie pracownika uczelni, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej, albo sporządzenie uwierzytelnionego wydruku.

Okres przechowywania teczki akt osobowych studenta w uczelni

Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. a oraz pkt 2–3, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.

Postępowanie z teczką akt osobowych studenta w przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni

W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty z teczki akt osobowych, o których mowa pkt 1, 2, 5 i 6, przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni. W uczelni, którą student opuścił, pozostawia się kopię pisma, przy którym przesłano dokumenty, oraz wykaz tych dokumentów.

Podstawa prawna: § 15-16, § 17 ust. 1a oraz § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Osiągnięcia studenta odnotowuje się w:

  • kartach okresowych osiągnięć;
  • indeksie;
  • innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje.

Karty okresowych osiągnięć studenta zawierają:
1) imiona i nazwisko studenta;
2) numer albumu;
3) imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki, lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
4) nazwy zajęć, w tym praktyk, w semestrze lub roku;
5) określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze lub roku;
6) uzyskaną ocenę;
7) liczbę uzyskanych punktów ECTS;
8) datę i podpis osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
9) datę i podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.

W przypadku prowadzenia kart okresowych osiągnięć studenta w postaci elektronicznej podpisy osób, o których mowa w pkt 8 i 9, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

Odpisy lub wydruki kart okresowych osiągnięć studenta lub innych dokumentów przewidzianych regulaminem studiów, o których mowa powyżej, wydaje się na wniosek osoby, której te dokumenty dotyczą. Odpisy lub wydruki wydaje się w zakresie, w jakim dotyczą wnioskodawcy.

Podstawa prawna: § 17 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Na Uniwersytecie Warszawskim student na swój wniosek otrzymuje indeks, który pozostaje jego własnością. Indeks nie stanowi dokumentacji przebiegu studiów, może jednak stanowić dowód na okoliczności związane z ich przebiegiem. Wpisu do indeksu dokonuje się na wniosek studenta.

Podstawa prawna: § 10 ust. 3 Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor Uniwersytetu Warszawskiego z 2019 r. poz. 186).

Na Uniwersytecie Warszawskim przebieg studiów jest dokumentowany również w protokołach zaliczenia przedmiotu.
Protokoły z zaliczeń przedmiotów i egzaminów wprowadza się do informatycznego systemu obsługi studiów niezwłocznie, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od przeprowadzonego zaliczenia lub egzaminu.

Podstawa prawna: § 30 Regulaminu Studiów na Uniwersytecie Warszawskim (Monitor Uniwersytetu Warszawskiego z 2019 r. poz. 186).

Zakończenie studiów odnotowuje się w:
1) protokole egzaminu dyplomowego;
2) albumie studentów;
3) księdze dyplomów;
4) indeksie.

Podstawa prawna: § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Protokół egzaminu dyplomowego zawiera: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuł profesora, stopnie naukowe lub stopnie w zakresie sztuki lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

W przypadku gdy protokół egzaminu dyplomowego jest sporządzany w postaci elektronicznej, podpisy osób, o których mowa powyżej, mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym, zgodnie z zasadami działania w uczelni systemu służącego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej.

Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Na Uniwersytecie Warszawskim księga dyplomów prowadzona jest w postaci elektronicznej.

W księdze dyplomów wpisuje się: kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.

Podstawa prawna: § 19 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów i w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.

Sprostowania dokonuje się na podstawie dokumentu zawierającego prawidłowe dane przez przekreślenie nieprawidłowych danych i wpisanie nad nimi właściwych danych. W miejscu sprostowania umieszcza się adnotację o sprostowaniu, podpis i pieczątkę imienną osoby, która dokonała sprostowania, datę sprostowania i pieczęć urzędową uczelni.

Sprostowania może dokonać wyłącznie osoba upoważniona do wystawienia dokumentu.

Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

Podstawa prawna: § 25 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).

W przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta dokonanej na podstawie:
1) aktu małżeństwa,
2) decyzji administracyjnej,
3) orzeczenia sądu
– uczelnia wystawia: karty okresowych osiągnięć studenta, indeks lub inne dokumenty, jeżeli regulamin studiów je przewiduje, na nowe imię lub nazwisko, z tym że indeks – na wniosek studenta.

Jeżeli student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imię lub nazwisko i nad nimi wpisuje nowe kolorem czerwonym; na dole strony umieszcza się adnotację o dokonanej zmianie oraz datę i podpis rektora.

Podstawa prawna: § 26 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r. poz. 661).